Wir zeigen Ihnen in komprimierter Form, was Datenredundanzen sind, wie Sie entstehen und wie man Sie durch ein DMS vermeiden kann.
Unterschiedlichste Dokumententypen spielen in sämtlichen Geschäftsprozessen eine zentrale Rolle. Ob Stücklisten, Dokumentationen, Bauteile, Projektpläne, Emails oder Code-Schnipsel; hier sehen wir nur einen ganz kleinen Ausschnitt an unterschiedlichsten Dokumententypen, mit denen man täglich zu tun hat bzw. haben kann.
Was sind eigentlich Datenredundanzen?
Per Definition sind Datenredundanzen Daten, die mehrfach in einem Informationssystem vorkommen und somit keinen Mehrwert bieten und unnötig Speicherplatz verbrauchen. Eine weitere Problemstellung liegt darin, dass oft unterschiedliche Revisionsstände der Daten vorliegen und nicht klar geregelt ist, welche Version aktuell Gültigkeit besitzt. Es besteht die Gefahr, dass nur an einer der Versionen auf dem Server weitergearbeitet wird und diese somit einen anderen Revisionsstand aufweist, als die andere Datei.
Wie kommt es zu Datenredundanzen?
Ursachen gibt es viele, eine der häufigsten ist z.B. der interne Versand von Dateien per Email. Pro Empfänger wird hierbei eine lokale Kopie der Datei erstellt. Jede lokale Kopie wird separat vom jeweiligen Mitarbeiter bearbeitet und es entstehen zahlreiche Versionen der Datei, die alle unterschiedlich sind. Bei einem Projektteam, bestehend aus fünf Personen existieren nun bereits fünf unterschiedliche Versionen der Datei.
Wie bereits erwähnt, gibt es noch viele weitere Ursachen für redundante Daten. Weitere Beispiele sind:
- Ein nicht klar geregeltes System für die Datenablage auf dem Server/dem Netzlaufwerk
- Die willkürliche Erzeugung von Dateikopien zur weiteren Bearbeitung
Welche Risiken können durch Datenredundanzen entstehen?
Es gibt viele Risiken durch Datenredundanzen, eines der häufigsten sind Verzögerungen im Projektablauf und in den Geschäftsprozessen, da auf nicht aktuelle Daten zugegriffen wird und Verwaltungsaufwand entsteht, die relevanten und aktuellen Informationen zu beschaffen. In manchen Fällen kann es auch zu drastischeren Konsequenzen führen, wie falsche strategische Entscheidungen oder Fehlproduktionen.
Wie kann der Zugriff auf aktuelle Daten sichergestellt werden?
Mit einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, kann man seine Daten sicher und transparent organisieren. In einem DMS gibt es nur noch eine „Quelle der Wahrheit“. Ein DMS verwaltet alle während der Geschäftsprozesse anfallenden Dokumente. Ein DMS unterstützt die Anwender bei der Erstellung und Veränderung von Dokumenten und stellt diese gezielt an jedem beliebigen Ort, auch projektbezogen, zur Verfügung. Ein DMS bildet die Wissensbasis für das gesamte Unternehmen.
Wie kann ein DMS System helfen?
- Den unternehmensweiten Informationszugriff beschleunigen
- Datenredundanzen mittels Versionierung vermeiden
- Transparenz in die Bearbeitung und Verteilung von Daten bringen, Stichwort Nachvollziehbarkeit
- Suchen & Finden von Informationen wird beschleunigt
- Automatische Zuordnung und Verteilung der digitalen Dokumente
- Zugriffsbeschränkung durch Rollen & Rechte System
- Statusmeldungen an relevante Personen
- Fristenkontrolle durch Workflowmanagement
